Gestão documental

O ponto de partida

Os documentos de um transporte chegam por todo o lado: a guia assinada vem numa fotografia pelo WhatsApp, o CMR vem digitalizado por email, a fatura do fornecedor vem em papel. Cada um vai para uma pasta diferente, com um nome que só quem o guardou entende. Quando um cliente pede a prova de entrega de um transporte antigo, alguém perde a manhã à procura.

O que costuma estar partido

Os ficheiros são digitalizados sem critério e ficam com o nome que o digitalizador lhes deu. A última versão de um contrato está no email de alguém e, quando essa pessoa está de férias, o documento não existe. A faturação atrasa porque falta a guia assinada que, afinal, estava na pasta errada.

Como fica com o fluxo

Cada documento que entra é lido, mesmo que venha numa fotografia torta. Um agente percebe o que é, uma guia, um CMR, uma fatura, liga-o ao transporte certo e arquiva-o com o nome e a pasta que a sua empresa definiu. Quando o transporte fica com todos os documentos, fica pronto a faturar.

Procurar passa a ser escrever o que se procura: o cliente, a data, a matrícula. O documento aparece com o histórico de quem o enviou e quando.

Por onde se começa

Começa-se por um tipo de documento, normalmente a guia assinada, e por um canal, normalmente o WhatsApp dos motoristas. O nome e a pasta de arquivo definem-se com quem já faz esse trabalho. Depois entram os outros documentos, um a um, com as mesmas regras.

O que muda no dia a dia

• Cada documento fica ligado ao transporte a que pertence, na pasta que a empresa definiu.
• Procurar um documento passa a ser escrever o cliente, a data ou a matrícula.
• A faturação deixa de esperar por uma guia que está no telemóvel de alguém.
• Um pedido de informação ou uma auditoria respondem-se com o histórico completo à mão.