Gestão de faturas

O ponto de partida

Numa transportadora, as faturas de fornecedores chegam por todo o lado: o gasóleo por email, a oficina em papel, as portagens num portal, o pneu numa fotografia que o motorista mandou pelo WhatsApp. Alguém tem de as abrir uma a uma, perceber de que viatura são, classificá-las e arquivá-las. No fecho do mês, as horas vão para cruzar tudo com a lista da contabilidade e descobrir o que falta.

O que costuma estar partido

A entrada das faturas depende de uma pessoa ter tempo e memória. Uma fatura que fica no email de alguém aparece meses depois, ou não aparece. O custo de uma viatura nunca está completo quando se olha para ele. E a contabilidade pede, todos os meses, o que faltou.

Como fica com o fluxo

A fatura chega por onde chega hoje. Um agente lê o fornecedor, a data, o valor e a matrícula ou o centro de custo, e arquiva o documento por mês e por categoria, com o nome que a sua empresa definiu. Os dados do lançamento ficam preparados para alguém confirmar e lançar.

No fim do mês, uma verificação cruza o que entrou com a lista da contabilidade e mostra o que falta, o que está em duplicado e o que não bate certo.

Por onde se começa

Começa-se pelas faturas que chegam por email, que são a maioria, e pelas categorias que a contabilidade já usa. O papel e as fotografias entram a seguir, com uma caixa de WhatsApp ou de email para onde a equipa as manda.

O que muda no dia a dia

• Cada fatura entra uma só vez e fica arquivada no sítio certo, por mês e por categoria.
• O custo de cada viatura junta o gasóleo, a oficina e as portagens à medida que chegam.
• O fecho do mês passa de uma corrida a uma confirmação do que o agente já cruzou.
• A contabilidade recebe o que entrou e a lista do que falta, sem andar a pedir.