Orçamentação automática

O ponto de partida

Na maior parte das transportadoras, o pedido chega por email ou por WhatsApp e alguém o passa à mão para o Excel. O preço faz-se de cabeça ou numa folha que cada pessoa tem à sua maneira, com margens diferentes e descontos que ninguém registou. A proposta sai quando houver tempo, e muitas vezes o cliente já perguntou a outro.

O que costuma estar partido

Cada pessoa da equipa comercial tem a sua folha de cálculo, com tabelas de preço que já ninguém sabe se estão em dia. O mesmo pedido pode receber dois preços diferentes, conforme quem o apanha. As versões da proposta circulam por email e, no fim, ninguém tem a certeza de qual foi a que o cliente aceitou.

Entretanto, o tempo vai para copiar dados, procurar o preço do ano passado e formatar o PDF, e não para falar com o cliente.

Como fica com o fluxo

O pedido continua a chegar como chega hoje. Um agente lê a origem, o destino, a carga e a data pedida e deixa o pedido pronto a seguir, sem ninguém o voltar a escrever. A proposta fica preparada com as regras de preço da casa: a tabela em vigor, a margem mínima e as condições de pagamento. Um desconto fora da regra fica assinalado para alguém aprovar.

A proposta sai em PDF com a identidade da empresa e fica registada junto ao cliente, com a versão que seguiu.

Por onde se começa

Começa-se pela tabela de preços e pelas regras de margem, escritas com quem hoje faz as propostas. Depois liga-se o canal por onde chegam mais pedidos, normalmente o email. Os outros canais entram a seguir, com as mesmas regras.

O que muda no dia a dia

• O pedido fica lido e pronto a seguir uma só vez, sem ninguém o voltar a escrever.
• O preço sai da mesma tabela para toda a equipa, com a margem que a empresa definiu.
• A proposta tem o mesmo aspeto de cada vez e fica guardada com a versão que o cliente recebeu.
• Os descontos fora da regra passam por uma pessoa antes de seguirem.