Relatórios automáticos

O ponto de partida

À segunda-feira de manhã, alguém puxa dados do TMS, do programa de faturação e dos cartões de combustível, cola tudo numa folha e manda o relatório da semana. Cada departamento faz a sua versão e os números nunca batem certo. A reunião começa a discutir qual é o número correto, em vez de decidir o que fazer com ele.

O que costuma estar partido

O relatório depende de uma pessoa, do seu Excel e da sua paciência. Se essa pessoa falta, não há relatório. Quando chega, já descreve a semana passada, e os custos de uma viatura ou a margem de um cliente só se descobrem no fecho do mês, tarde demais para corrigir.

Como fica com o fluxo

Os dados chegam todos os dias pelas exportações e pelos documentos que os sistemas que já tem produzem: os transportes do TMS, as faturas emitidas, o gasóleo e as portagens. Ficam num só sítio, com as mesmas definições para toda a empresa: o que é um transporte concluído, o que entra no custo de uma viatura, como se calcula a margem de um cliente.

Quem gere recebe um relatório fixo, à hora combinada, e um aviso quando algo sai do habitual: um cliente com a margem a cair, uma viatura com o custo a subir, um transporte sem faturar há demasiados dias.

Por onde se começa

Começa-se pelo relatório que hoje dá mais trabalho a fazer, normalmente o semanal da operação. As definições escrevem-se com quem o faz hoje, para os números saírem iguais aos que a equipa conhece. Só depois entram os avisos.

O que muda no dia a dia

• O relatório sai sozinho, à hora combinada, com os mesmos números para toda a empresa.
• A margem por cliente e o custo por viatura veem-se durante o mês, não só no fecho.
• Um aviso chega quando algo sai do habitual, sem esperar pela reunião.
• A reunião de segunda-feira pode começar pelo que fazer, não por qual é o número certo.